Säker återkomst till kontorslivet - COVID-19

04 Dec 2021Inspiration
Säker återkomst till kontorslivet - COVID-19

Pandemisäkra kontoret

Till följd av Covid-19 pandemin har arbetslivet påverkats av allt från förändrade konsumtionsvanor till en pressad ekonomi. Företag söker kostnadseffektivitet och strävar efter en normalisering under den pressade situationen. Det är naturligt att många anställda känner sig osäkra inför att återvända till kontoret. Därför är det som företagare viktigt att skapa trygghet i verksamheten och säkerställa våra medarbetares förändrade vardag. En samhällsuppgift som delas av såväl företagare som arbetsgivare och även påverkar fastighetsbranschen.

Det försiktiga agerandet av kontorshyresgäster i form av pausade projekt och förlängda ledtider i kontraktsskrivningar är en utveckling som kommer att kvarstå. Nya pandemisäkrade kontor innebär såväl kortsiktiga som långsiktiga korrigeringar. Under den rådande krisen måste arbetsgivaren - precis som under normala arbetsförhållanden – utveckla en identifiering och riskbedömning för hälsa och säkerhet på arbetsplatsen. Det är först när bolagens produkter och tjänster visar sig stabilare och pandemin är över som det kommer uppdagas vilka korrigeringar inom arbetslivet som består.

I ett kortare perspektiv så har exempelvis digitala lösningar där anställda uppmanats att jobba hemifrån visat sig vara en flexibel lösning. Samtidigt har själva kontorslivet påvisat sin vikt gällande våra sociala behov ur ett psykosocialt perspektiv. Det sägs exempelvis att den psykiska ohälsan kan komma att öka till följd av faktorer som stress och oro över framtiden i kombination med den ökade isoleringen.

Åtgärder vid återvändandet till kontoret

Likt samhället i övrigt så kommer kontorslivets struktur att förändras i samband med nya arbetsmönster. Enligt arbetsmiljöverkets föreskrifter är det arbetsgivarens ansvar att systematiskt undersöka och förebygga arbetsmiljörisker. Detta görs genom tillsyn, regler och kommunikationsinsatser. Lösningar som kommer att se olika ut från organisation till organisation. 

En bra tumregel är att inleda med kollektiva åtgärder som sedan kompletteras med individuella ingripanden efter behov. Som arbetsgivare kan vi inte påverka de rådande omständigheterna - men vi kan styra över hur vi agerar. 

Vikten av information

Det är normalt att känna sig orolig, ledsen och stressad under en kris. Det är därför viktigt att informera sina anställda om de åtgärder som kommer att vidtas för att göra kontor och arbetsplats så säkert som möjligt. Skicka ut regelbundna informationsmail och håll en öppen dialog på intranätet där du kommunicerar med dina medarbetare. Använd dig även av affischering och informationsskärmar på arbetsplatsen som uppmuntrar till att regelbundet tvätta händerna och hålla avstånd. Understryk även vikten av att stanna hemma vid påvisningar av symptom.

Minska virusspridning med renlighet

Se över ditt kontors städrutiner och stärk insatserna kring renlighet. Se till att det finns tillräckligt med handtvål samt strategiskt utplacerad handdesinfektionsmedel. Eftersom hårda ytor är det vanligaste spridningssättet av Coronaviruset måste gemensamma ytor som dörrhandtag, skrivbord, tangentbord och kaffemaskiner regelbundet desinficeras. Tillhandahåll även engångsservetter istället för tyghanddukar. Dessa föreskrifter är åtgärder som högst troligen blir långsiktiga lösningar i största allmänhet eftersom påbuden gynnar våra anställda vid såväl vanliga förkylningar som under Covid-19 pandemin. Det är också arbetsgivarens ansvar att tillhandahålla speciell skyddsutrustning vid behov.

Beteendeförändringar minskar smittorisken.

Balansen mellan koncentration och kommunikation är en evig ekvation vi försöker lösa i hopp om att skapa den ultimata arbetsplatsen. Under de rådande omständigheterna gäller det att den fysiska kontakten mellan arbetstagarna minimeras utan att arbetet påverkas.

Forskning visar att kontor med enskilda arbetsrum reducerar risken för smittspridning av olika sjukdomar. Även läkarkåren vidhåller en skepsis mot öppna kontorslandskap. Sträva efter att placera ut skrivbord med minst två meters mellanrum. Som arbetsgivare kan du även placera skärmväggar mellan skrivborden. 

Kontrollera även åtkomsten till lokalen och se över kontorets rörelsemönster under exempelvis möten och raster samt luncher. Om möjligt isolera arbetstagare så gott det går i extra kontorsrum eller sammanträdesrum. 

Som arbetsgivare kan du ytterligare göra nytta för dina anställda utanför kontorets väggar genom att underlätta för din personal att om möjligt undvika kollektivtrafiken

Digitalisering och Distansering

Covid-19 har påskyndat den redan påbörjade strukturomvandlingen i form av digitalisering. Att se över mötesformer samt rörelsemönstret av din personal tillhör de beteendeförändringar du kan genomföra digitalt. Med digitala verktyg kan du låta medarbetare arbeta hemifrån eller mellan avdelningar genom att hålla virtuella möten istället för fysiska. Se därför i förväg till att det finns tillräckligt med välfungerande utrustning och internetanslutning för att uppnå en mer digitaliserad arbetsplats. 

Även tillgången till inhouse- material och programvara påverkar ditt företag. Sköts företaget via en server som kräver åtkomst för medarbetare på arbetsplatsen är ditt företag genast mer begränsat. Satsa därför på digitala- och pålitliga molnlösningar för att säkerställa att arbetet kan utföras oavsett plats.

En säker och hälsosam arbetsplats

Sambandet mellan företagande och ansvarstagande har aldrig varit mer avgörande för din företagsamhet. Många av de erfarenheter som har vunnits under Covid-19 pandemin kommer att leda till allehanda nya föreskrifter och rutiner som är här för att stanna. Därför kommer en god beredskap vara oss behjälpliga under såväl pandemin som under inväntandet av ett vaccin och förbereda oss på liknande händelser i framtiden. Om du fortfarande känner dig osäker angående din arbetsplats säkerhetsåtgärder så hittar du ytterligare information hos Arbetsmiljöverket.

Påföljder efter Covid-19

Långsiktiga förändringar som förutspås i efterdyningarna av Covid-19 är enligt expertutlåtanden en ökning av arbete på distans. Behovet av kontor och dess funktion kommer därför att förändras.

Enligt den världsledande finansjätten J.P Morgans utredning kring Coronapandemins globala inverkan på världsekonomin består utsikterna av lågkonjunktur och ökad arbetslöshet. Dystra prognoser som företagsverksamheter måste arbeta för att motverka. En lite mer upplyftande studie av samma investmentbank rapporterar däremot att 79 procent av de tillfrågade anställda trivs med reformen att arbeta hemifrån. Ett expertutlåtande som stödjs av storbanken HSBCs undersökningar.

HSBC meddelar även om en ökad produktivitet vid flexibelt arbete på distans. Enligt forskningen är nio av tio (89%) anställda positivt inställda till distansarbete och anser att det ökar deras produktivitetsnivå. Produktivitetsnivåer som är högst inom den professionella tjänstesektorn och ligger på 36%. Medan produktivitetsnivåer inom detaljhandel och restaurang är betydligt lägre eftersom arbete på distans inte är något alternativ.

Enligt Lena Lid Falkman, ledare på Handelshögskolan i Stockholm, kommer funktionen av klassiska arbetskontor förändras till en plats för kreativa möten. Ett exempel på företag som anammade den framtida kontorstrenden redan innan pandemin är Microsoft. Kontorslandskapet beskrivs som ett hållbart format där kontoren omstrukturerats för att kännas som hemma. Det är linjerna mellan kontor och hem som kommer att suddas ut. Det är en efterfrågan på mindre lokaler med fokus på ytor för kreativa möten som kommer att öka.

Den kraftiga tillväxten av distansarbete kan nu vara en lösning på Coronakrisens finansiellt pressade situation. Företagare föredrar även reducerade hyreskostnader framför att säga upp personal. Reformen att arbeta på distans kommer som sagt att vara extra påtaglig inom informations- och kommunikationsverksamheter samt företag inom den finansiella sektorn.

Mer att läsa

Nyhetsbrev

Lär dig allt om fastigheter och fastighetsmarknaden. Skaffa vårt nyhetsbrev.

Den här webbplatsen använder kakor för att säkerställa att du får bästa möjliga upplevelse. Las mer om cookie policy.